Наверное, вы уже составляете списки дел, чтобы не забыть ничего важного. Но всегда ли у вас хватает времени на то, чтобы выполнить все дела из списка?
Мы собрали для вас 12 советов, как правильно планировать свой день, тем самым увеличивая продуктивность и используя свое время по максимуму.
1) Пользуйтесь приложением
Хотя некоторые из нас предпочитают по старинке пользоваться ежедневником или клеить записки на монитор, такой список сложно все время держать под рукой. К тому же, ежедневник можно случайно оставить дома и из-за этого забыть что-то важное.
Большинство приложений-менеджеров задач могут синхронизироваться на всех ваших устройствах, так что у вас всегда будет доступ к списку дел: не только на рабочем месте, но и во время командировки, или на совещании.
На рынке приложений есть множество менеджеров задач с разным набором функций и интерфейсом, так что вы можете выбрать приложение по вкусу. Возможно, вам приглянется что-то из списка 9 лучших менеджеров задач по версии Forbes . Среди них есть как платные, так и бесплатные приложения, так что обратите внимание на описания и скриншоты.
Лично нам нравится Todoist из-за его простого и понятного интерфейса.
2) Планируйте свой день заранее
Планы на следующий день лучше всего составлять накануне вечером. Благодаря этому вы прямо с утра можете приступить к выполнению задач, не тратя лишнее время на размышления и расстановку приоритетов, и так список невыполненных задач будет сокращаться быстрее.
Попробуйте каждый вечер выделять 10 минут на то, чтобы распланировать завтрашний день. Используйте календарь или планировщик и выделите достаточно времени на каждую задачу. Если времени на все задачи не хватает, пересмотрите ваш список и расставьте приоритеты заново.
Не лишним будет в течение дня делать пометки о том, что вы хотите сделать завтра. Вечером рассортируйте эти заметки и добавьте их в календарь.
3) Разделяйте работу и личную жизнь.
В мире современных технологий разделять работу и личную жизнь бывает сложно, так что очень важно найти баланс. Не очень-то полезно во время работы волноваться о том, что нужно отвезти кота к ветеринару или забрать пуховик из химчистки, равно как и во время ужина с семьей или друзьями не совсем уместно думать о маркетинговых кампаниях или той презентации, которую вам нужно провести в понедельник. Из-за этого ваша производительность и сосредоточенность может снижаться, а уровень стресса - повышаться.
Разделяйте личные и рабочие задачи в вашем списке дел. Во многих менеджерах задач можно создавать отдельные списки, но если вы продолжаете невольно заглядывать в рабочий список дома или в личный список на работе, можете попробовать разные приложения.
4) Составьте список того, чего делать не нужно
Если вам часто не хватает времени на выполнение всех задач из списка дел, попробуйте составить список того, чего делать не нужно. Проанализируйте всё то, чем вы занимаетесь, и попробуйте отказаться от вещей, которые не приносят особой пользы.
Задайте себе несколько вопросов о том, как вы проводите время на работе. На что вы тратите больше всего времени? Как определенные вещи меняют вашу жизнь? Полезны ли эти вещи для вашей карьеры? А для личной жизни? Составьте список вещей, которые не приносят пользы, не реализуемы или просто зря отнимают ваше время.
Например:
Не назначайте встречи с каждым, кто об этом просит
Не делайте вручную то, что можно автоматизировать
Не тратьте много времени на мелочи (вроде выбора подходящего шрифта для заголовка)
Создание такого списка - это хорошее психологическое упражнение, которое поможет вам избавиться от вещей, расходующих ваше время и отвлекающих ваше внимание. Конечно, такой список не нужно составлять регулярно - достаточно обновлять его пару раз в год.
Если у вас пока нет вдохновения, можете переписать в свой список несколько пунктов отсюда или отсюда .
5) Сделайте ваш список дел доступным для других
Для этого есть несколько причин. Во-первых, так вы будете более ответственны. Если вы знаете, что у ваших коллег или знакомых есть доступ к списку ваших дел, вы, скорее всего, будете стараться лучше расставлять приоритеты и ставить реалистичные цели. Также это будет мотивировать вас на выполнение планов в обещанный срок.
Во-вторых, это необходимо в случае, если вы работаете над одной задачей с вашим деловым партнером или командой. Некоторые приложения (мы в Чатре используем Asana , но Basecamp тоже отличный инструмент) позволяют вам разделять задачи на подзадачи, и каждую подзадачу назначать нужному человеку. Благодаря таким приложениям вы можете держать коллег в курсе вашего прогресса, а также оставлять комментарии, если вам нужно что-то обсудить или уточнить.
6) Резервируйте время в календаре
Если вы пользуетесь приложением, которое позволяет вашим коллегам или клиентам получать доступ к вашему календарю, а также дает им возможность добавлять в него задачи или назначать встречи, вам стоит резервировать блоки времени, во время которых вы сможете заняться делами, не отвлекаясь ни на что другое.
Нужно набросать план речи? Зарезервируйте несколько часов после обеда или с утра. Предстоит встреча с важным клиентом, и хотите заранее уточнить некоторую информацию? Зарезервируйте полчаса перед встречей.
Крейг Джарроу, автор Time Management Ninja , однажды зарезервировал почти половину времени в своем календаре в Outlook и в каждый блок поставил задачу, которую ему нужно было выполнить. В результате неделя оказалась невероятно продуктивной. Благодаря резервированию времени он избежал приглашений на спонтанные совещания, смог выполнить свои обязательства и не позволил другим его отвлекать.
Совет от Time Management Ninja: используйте только один календарь. Можно использовать разные цвета для личных и рабочих задач, но календарь должен быть только один, если вы не хотите упустить что-нибудь важное.
7) Группируйте задачи
Мультизадачность - это миф . Даже если вам кажется, что вы легко справляетесь с несколькими задачами одновременно, исследование показывает, что наш мозг на это неспособен. Он не выполняет задачи одновременно, а просто быстро переключается между ними.
Предположим, вы отвечаете на письма, слушая музыку. Попробуйте одновременно печатать ответ и осознавать слова песни - скорее всего, это окажется довольно сложно. И каждый раз, когда вы переключаетесь между осознанием музыки и обдумыванием ответа, в вашем мозгу останавливается один процесс и запускается другой. Это влияет на нас негативно: из-за такого переключения мы тратим время (пусть и микросекунды) и энергию, работаем менее эффективно и рискуем допустить больше ошибок.
Возможно, во время рабочего дня вы часто отвлекаетесь - помимо работы над основной приоритетной задачей, вы проверяете почту, отвечаете на звонки и сообщения, слушаете голосовую почту, и т.д. Чтобы увеличить продуктивность, попробуйте группировать похожие задачи.
Несколько примеров того, что стоит сгруппировать:
- Электронная почта. Проверяйте почту и отвечайте на письма один или два раза в день вместо того, чтобы отвечать на них сразу (если вы, конечно, не работаете в поддержке). Например, выделите на это время перед обедом и вечером.
- Телефонные звонки. Записывайте куда-нибудь контакты всех людей, которым вам нужно позвонить, и раз в день совершайте все необходимые звонки за один заход. Время можете выбрать сами, но лучше исключить обеденные часы.
- Задачи. Когда у вас есть важные задачи, которые тем или иным образом между собой связаны, лучше выполнять их разом, одну за другой.
- Планирование. Выделите несколько часов на то, чтобы обдумать и спланировать вашу следующую крупную цель или идею.
- Отслеживание информации. Можно легко «подсесть» на проверку данных и постоянно проверять статистику вашего сайта или показатели по месячной выручке. Выделите на это отдельное время и проверяйте данные раз в неделю или месяц.
8) Назначайте срок исполнения задачи
У вас бывало такое, что у какой-то важной задачи не было конкретных временных рамок, и вы откладывали ее «на потом» до тех пор, пока задача не стала срочной?
Ставьте сроки исполнения для каждой задачи в вашем списке дел, особенно для важных задач. Постарайтесь назначать конкретные даты, потому что, продлив время исполнения однажды, вы, скорее всего, продлите его снова. Все сроки лучше сохранять в одном месте. Здесь вам пригодятся менеджеры задач - почти у всех подобных приложений есть возможность сортировки по срокам исполнения, благодаря чему вам будет легче расставлять приоритеты.
Разбивка задач на подзадачи тут тоже пригодится, потому что вы сможете обозначить сроки исполнения для каждой подзадачи, и благодаря этому вы более четко сможете осознавать, какие шаги вам нужно предпринять для достижения цели. Даже если у вас и не получится исполнить задачу в срок, учитесь на своих ошибках и избегайте подобного в будущем.
9) Избавьтесь от вещей, которые вас отвлекают, и боритесь с прокрастинацией
Современные технологии позволяют нам (а иногда даже и поощряют) постоянно быть онлайн, так что отвлечься от работы довольно легко. Вы начинаете работу над задачей, и вдруг вам приходит уведомление, что ваш друг отметил вас на фото, вы ненадолго открываете страничку в соцсети, и внезапно осознаете, что прошло уже пять часов, а вы смотрите ещё одно видео с котиками.
Мы все периодически становимся жертвами прокрастинации. Для борьбы с ней есть специальные приложения, которые не дадут вам отвлекаться от работы. Вы сами можете решить, насколько строгим оно должно быть - некоторые приложения просто подсчитывают время, которое вы проводите в соцсетях или на других «непродуктивных» сайтах, а некоторые приложения могут полностью блокировать доступ к таким сайтам. Вот несколько приложений, которые вы можете попробовать:
RescueTime - это условно бесплатное приложение для Windows, которое может подсчитывать, сколько времени вы тратите на разные действия, и показывать вам статистику. Вы можете ставить личные цели и указывать, какие действия являются для вас «продуктивными». Например, если вы работаете в сфере дизайна, то посещение Behance и работа в фоторедакторах - это часть рабочего процесса, а не отвлекающий элемент. Если у вас Mac, можете попробовать таймер Thyme .
Go F*cking Work - это бесплатное расширение для Chrome, которое будет материться каждый раз, когда вы заходите на сайты, которые вас отвлекают.
Freedom - это приложение для iPhone, iPad, Mac и Windows, которое позволяет вам блокировать определенные сайты или полностью блокировать интернет-соединение в течение определенного времени. Подписка стоит от 2.42 долларов в месяц, но у них есть бесплатный 7-дневный пробный период
Productivity Owl - еще одно бесплатное расширение для Chrome, которое позволяет вам заходить на сайты, которые вы укажете в настройках, но только на определенное время, так что вы сможете быстро найти нужную вам информацию и вернуться к работе. Вы также можете указать «свободное время», во время которого отключаются все ограничения.
Если вы не хотите использовать приложения, попробуйте просто перевести телефон в авиарежим.
10) Попробуйте технику помидора
Технику помидора (Pomodoro) придумал Франческо Чирилло в начале 90х. Техника получила такое название из-за того, что Франческо, на тот момент студент итальянского университета, пользовался таймером в виде помидора для отслеживания своей работы. Метод довольно прост: когда у вас есть задача или серия задач, вам нужно разбить работу на короткие отрезки времени (25 минут), разделенные небольшими паузами (5 минут). Такие отрезки называются «помидорами».
Запустите таймер или используйте специальное приложение и на 25 минут полностью погрузитесь в работу над задачей. Постарайтесь не отвлекаться на звонки или оповещения. Если вы вдруг вспомните, что вам нужно сделать что-то еще, запишите это на листке бумаги и продолжите работать. Когда таймер отсчитает 25 минут и подаст сигнал, сделайте паузу - разомнитесь, заварите себе чашечку кофе, помедитируйте или сделайте еще что-нибудь расслабляющее, не связанное с работой. И начните новый «помидор». После каждых 4 «помидоров» делайте большую паузу в 20-30 минут.
Нам нравится приложение Pomotodo , но вы можете использовать другое приложение, которое вам больше понравится. Их довольно много - от простых таймеров для браузера или телефона до специализированных инструментов.
У этой техники есть много преимуществ. Во-первых, она наглядно демонстрирует, сколько времени и усилий требуется на определенную задачу, так что вы сможете примерно представлять, сколько «помидоров» займет похожая задача. Во-вторых, так вы будете меньше отвлекаться - редкое сообщение бывает настолько важным, что не может подождать 25 минут.
Также благодаря технике помидора повышается качество вашей работы - обычно во время одного «помидора» вы работаете над одной задачей, и у вас, скорее всего, останется дополнительное время на то, чтобы проверить ошибки и «прилизать» работу. К тому же, если вы регулярно будете разделять свое рабочее время на «помидоры», это войдет в привычку, и вам гораздо легче будет придерживаться сроков и выполнять всё вовремя.
11) Награждайте себя за выполнение задач
Конечно, вычеркивание очередной задачи из вашего списка дел может доставлять удовольствие само по себе, но иногда нам нужна дополнительная мотивация для того, чтобы сосредоточиться на работе. Особенно, если вы делаете что-то, что вам не нравится. Тогда самое время придумать систему наград!
Например, после выполнения каждой задачи, вы можете позволить себе зайти на любимый сайт, съесть или выпить что-нибудь вкусное, или посмотреть интересное видео. Можете даже попробовать платить самому себе каждый раз, когда вы завершаете работу над особо сложным проектом. Например, вы можете завести сберегательный счет в банке, или класть деньги на аккаунт в Steam, или покупать подарочные карты в любимом магазине. В зависимости от неприятности и сложности выполнения задачи вы можете решать, сколько денег вы сами себе заплатите.
Когда вы завершаете работу над совсем уж крупным и важным проектом, наградите себя соответствующе - отправьтесь в небольшое путешествие, отведите семью или друзей в модный ресторан, или займитесь чем-нибудь, чем вы хотели заняться уже давно - например, запишитесь на мастер-класс по кулинарии, отправьтесь на дегустацию вин, или побалуйте себя походом в спа-центр. Вскоре вы даже начнете радоваться сложным задачам, так как они будут ассоциироваться у вас с вознаграждением.
12) Контролируйте температуру в помещении
Исследование показывает, что температура воздуха в офисе влияет на нашу продуктивность. Работники, которым приходилось работать в холодном помещении, делали на 44% больше ошибок, а их продуктивность сократилась почти вдвое.
К тому же, мерзнущие работники постоянно отвлекались, а их производительность каждый час снижалась на дополнительные 10%. Когда нам холодно, мы тратим энергию на обогрев тела, так что на концентрацию, понимание и вдохновение энергии остается меньше.
Негативно влияет на продуктивность и жара, ведь тогда организм задействует дополнительные ресурсы на поддержание теплового баланса.
Если у вас есть такая возможность, постарайтесь поддерживать в офисе температуру в районе 22 градусов, ну и не забывайте про хорошую вентиляцию и уровень влажности.
Вот семь простых трюков, которые советуют эксперты в области бизнеса и тайм-менеджмента.
1. Составляйте список дел на следующий день с вечера
Если с утра на работе вы не представляете, чем сегодня нужно заниматься, скорее всего, вы потратите день, распыляясь на мелкие несущественные дела. Попробуйте составлять список дел ещё с вечера, тогда на следующее утро вы точно будете знать, что нужно сделать.
Распланируйте примерное время на каждую задачу, чтобы легче было придерживаться графика (и не забудьте включить пару перерывов). Самые важные дела можете пометить звёздочкой или ещё как-то выделить.
2. Не начинайте день с электронной почты
6. Делайте перерывы
Конечно, всем нам хочется, чтобы рабочий день прошёл максимально продуктивно, и иногда мы даже стыдимся делать перерывы. Однако короткие перерывы необходимы. Они помогут перезагрузить мозг и набраться сил, а также сделать больше, когда вы снова вернётесь к работе.
Чтобы не забывать о перерывах, попробуйте всем известный метод (25 минут работаем, 5 минут отдыхаем). Или любой другой метод. Главное - постоянно придерживаться его. Ещё помогут расширения, блокирующие доступ к определённым сайтам вроде Facebook и «ВКонтакте».
7. В конце дня выбрасывайте список дел
Если вы не сделали всё, что запланировали на день, не оставляйте этот незаконченный список на завтра. Он только будет снижать ваш моральный дух. Выбросите такой список и составьте новый, в который включите недоделанные за сегодня дела и новые пункты.
У каждого из нас есть привычки - то может быть и дурная привычка, и хорошая. Так вот ведение списка дел относится ко второму типу; да, это привычка, которую нужно вырабатывать день за днем, пока вы не освободите свою голову полностью. Но зачем это делать? И главное - как?
Это перечень ваших задач на определенный промежуток времени. Зачастую это, конечно, все задачи на текущий день, однако успешные люди составляют список дел и на месяц вперед. Это большой талант - быть настолько организованным человеком.
Список дел на день
В ведении списка дел на день есть несколько четких правил, сформулированных мэтрами тайм менеджмента . Давайте постараемся их придерживаться:
- В течение дня старайтесь выполнять 3 или максимум 4 важных дела - всегда выделяйте дополнительно по 15-20 минут на каждое из них.
- В ходе выполнения списка дел постарайтесь придерживаться любой из систем тайм-менеджмента. Как насчет, например, Pomodoro?
- С утра сразу приступайте к тем задачам, над которыми работать ну совсем не хочется. Это позволит в течение всего последующего рабочего дня сконцентрироваться на более креативных и интересных задачах.
Правил, на самом деле, гораздо больше, но главное - определиться с самым подходящим именно ВАМ . Если вы сможете быстро найти ту самую систему, то попробуйте при помощи нее составлять список дел на неделю вперед. Это не так сложно, как кажется. Список дел на неделю составляется уже при помощи специальных программ, чтобы была возможность перекидывать задачи в два клика без излишних помарок.
Приложение со списком дел
В Сети вы сможете отыскать большое количество приложений со списком дел, однако мы рекомендуем проверенный временем ЛидерТаск . Вы сможете раскидать все свои дела по дням, неделям, месяцам и даже годам вперед, избавить свою голову от излишней информации, ну а сама программа вовремя напомнит обо всех запланированных делах.
ЛидерТаск реализован на нескольких платформах, так что вы можете загрузить приложение со списком дел прямо сейчас себе на Android , iOS, Mac, Windows и т.д.
Зачем нужно вести список дел на компьютере?
Вести бумажный список дел - дело благородное, но оно отнимает слишком ресурсов в виде бумаги и времени. Что касается электронных носителей, то скачав приложение со списком дел на компьютер вы сможете работать со своими делами как угодно: визуально выделять самые важные задачи, в 2 клика перекидывать задачи со дня на день, контролировать поручения - в случае, если вы менеджер - и многое другое.
Не сможет заставить вас работать, но замотивировать на избавление от вездесущей лени и ощущения “время опустить руки” - пожалуйста. Всегда приятно иметь перед глазами план на день вперед, но, если хотите, добавить “изюминку” в виде пары свободных часов.
Когда лучше всего заниматься планированием?
Для этого эксперты советуют выделять утром и вечером по 5 минут. Их будет вполне достаточно, чтобы определить список дел на предстоящий день, расставить приоритеты и выбрать систему, по которой работать.
И самое важное правило - ни на что не отвлекайтесь. Если вы работаете над задачей , не переключайтесь на другие дела, лучше сфокусируйтесь на том, что творите. Тогда и планирование, и список дел обретут смысл и результативность.
Мы рассмотрели все самые основные элементы и правила работы со списком дел. Не стоит маниакально придерживаться всех сразу, но выбрать одно из них - обязательный атрибут успеха. Ну а если удастся изобрести свою систему, по которой работать удобнее лично вам, то обязательно расскажите об этом нам - и мы ее реализуем на базе ЛидерТаска!
Проблема №1. Включаем в список слишком много пунктов
Так мы только перегружаем списки дел. В книге «Сила воли: открывая заново самую мощную способность человека» социальный психолог Рой Баумайстер и журналист Джон Тирни говорят о том, что один человек обычно ставит перед собой около 200 различных задач одновременно. На выполнение такого количества дел, запланированных на один день, понадобится как минимум неделя.
И это ещё не всё. Исследование, проведённое учёными Эми Далтон и Стивеном Спиллером, показывает, что чем длиннее ваш список задач и целей, тем менее действенным он становится.
Забивание списка дел чрезмерным количеством пунктов вызывает беспокойство, которое отвлекает нас от выполнения важных заданий. Психологи Роберт Эммонс и Лора Кинг обнаружили, что тревога от наличия чрезмерного количества конфликтующих друг с другом целей приводит к тому, что страдают продуктивность и духовное и физическое здоровье.
Списки дел помогают удержать в памяти всё, что предстоит сделать. В то же самое время использование этого метода может спровоцировать тревожность.
Проблема №2. Не понимаем реальной функции списков дел
Вы понимаете, как на самом деле работают списки дел? Кажется, всё довольно просто. Мы составляем список дел, чтобы зафиксировать определённые задачи. Это как своеобразное устройство внешней памяти, напоминающее о том, что нужно сделать.
В чём же проблема? Надоедливые мысли о незавершённных задачах и невыполненных планах порождают эффект Зейгарник. Он проявляется в том, что мы лучше запоминаем незаконченные действия. Может показаться, что логичным решением будет довести дела до конца и осуществить планируемое. Однако психологи обнаружили, что этот эффект проявляется так: ваше бессознательное просит сознание составить план, а не заставляет вас немедленно засесть за выполнение дел.
Был проведён эксперимент: одна группа студентов думала о предстоящем важном экзамене, а другая составляла подробный план подготовки, описывающий, что, где и когда они будут делать. Затем всех студентов попросили закончить определённые фразы. Первая группа по большей части использовала слова, связанные с экзаменами, чего не было замечено за второй. Но несмотря на то, что последняя не продвинулась в подготовке, студентам всё же удалось навести в голове порядок, составляя план.
Списки дел только вредят, когда мы не обдумываем деталей. Когда же они становятся слишком большими, планирование с их помощью становится неэффективным. Неудивительно, что мы не выполняем все пункты из такого списка.
Проблема №3. Даём себе слишком много времени
Большой план нужно разбивать на несколько частей. Нам требуется меньше усилий, энергии и времени на то, чтобы выполнить более мелкие задания и вычеркнуть их из списка.
Однако мы часто ставим себе слишком щадящие дедлайны, увеличивая шансы на то, что задание не будет сделано вообще. Профессор поведенческой экономики Дэн Ариэли обнаружил, что студенты, которым дали больше времени на выполнение заданий, справились хуже, чем студенты, которым установили более жёсткие дедлайны.
Прокрастинаторам хорошо известно: чем больше времени ты себе даёшь, тем ниже вероятность того, что ты закончишь работу к нужному сроку.
Когда составление списка дел становится постоянным упражнением по откладыванию заданий на завтра или на следующий день, он не очень-то эффективен.
Проблема №4. Забываем, что будущее непредсказуемо
Мы часто активно работаем целый день, но так и не доходим до большинства заданий, включённых в список дел.
Выполненные дела никогда не будут соответствовать планируемым задачам, если вы не научитесь грамотно формулировать пункты списка. Когда вы не указываете конкретные действия в отношении каждой своей цели, но предпринимаете какие-то шаги на пути к её достижению, ваш прогресс трудно соотнести с изначальным планом. Вы не сможете поставить галочку рядом с каким-то пунктом.
Также мы не можем учесть перерывы при выполнении заданий, которые придётся сделать. Чаще всего нам не удаётся пройтись по всему списку из-за того, что в ходе работы появляются новые незапланированные дела (срочно позвонить, отправить письмо, поучаствовать в мероприятии). Кроме того, всегда могут возникнуть отвлекающие факторы, не связанные с работой: у подруги проблемы, а вы должны её утешить, или разговорчивый коллега никак не отстанет от вас со своими историями.
Мы не можем предсказывать будущее, поэтому наши списки дел часто не выдерживают испытания временем.
Здравствуйте, дорогие друзья!
Сумасшедшая скорость жизни заставляет человека вращаться, как белка в колесе! Но мозг , дабы обезопасить себя от такой нагрузки, предпочитает вычеркивать из памяти некоторые задачи.
Это приводит к накоплению срочных, важных и обязательных поручений, что сваливаются на голову из-за некомпетентного планирования. Только вдумайтесь, многочисленные просьбы, вопросы рабочего характера, забота о близких, бытовые и домашние хлопоты, способны создать ощущения хаоса, если не вынудить себя упорядочить их бесчисленный поток.
Список дел - это прекрасный способ решения проблемы, что знакома многим из детства. Давайте вспомним основные причины, из-за которых начинается «апокалипсис»:
- прокрастинация , или привычка откладывать дела на мифичное, но такое желанное «завтра» или следующий понедельник;
- попытка удержать перечень запланированных дел в голове, что рано или поздно приведет к забыванию обещаний;
- банальная лень;
- отсутствие приоритетов выполнения;
- неумелое целеполагание и планирование долгосрочных и кратковременных целей .
Организация дел с помощью списка решает множество сложностей сразу, помогая выделить время на более важные задачи, такие как саморазвитие и общение с родными или друзьями. Каждый современный человек, может использовать преимущество ведения дел с подходом бизнесмена или высокоразвитого индивидуума.
Сотрудничество с удобными технологиями уже давно упрощает жизнь современным людям, у которых нет ни времени, ни желания на то, чтобы обклеивать дом стикерами или пытаться написать важные пометки на дверях холодильника.
Для этого опытные мастера инженерии и IT-сферы придумали умные приложения и технологии, что адекватно интегрируются в формат и скорость жизни. Сопрягаясь со всеми гаджетами, что есть в наличии у особи, и предоставляя доступ другим людям, появляется возможность не только у вас, но и у других членов группы или семьи, быть осведомленными в уровне выполнения поставленной задачи.
Вся отчетность, а главное, данные - находятся под мощнейшим контролем электронного помощника. Как сделать полноценный и идеально подходящий вам список? Для решения этого вопроса я подготовила ценные советы!
Подготовка и этап составления
Список задач или to-do-лист - это эффективное средство для плодотворной работы. Именно поэтому его составлению уделяют столько времени. Но оно окупается, когда человек замечает первые изменения хаоса на порядок. Что необходимо сделать в процессе его создания?
- Проведите полный анализ состояния текущих дел.
- Четко разграничьте их на домашние и рабочие.
- Выберите инструмент планирования списка задач.
- Ведите записи конкретно, понятно и просто.
- Разграничьте перечни дел по временным отрезкам.
- Распределите дела на долгосрочные и краткосрочные, учитывая и те, что повторяются один раз или систематически.
- Ежедневно (вечером) просматривайте записи, удаляя те, что сумели выполнить.
Долой привычную нумерацию!
Что на самом деле являет собой этот лист? Правильно, пронумерованный список дел на день, на неделю или даже год, если говорить о долгосрочной перспективе реализации.
Забудьте о привычном номерном соответствии! Я предлагаю вам ознакомиться с системой под названием 1-3-5. Что она включает в себя и в чем отличие?
Этот метод позволяет выделять главное от второстепенного. То бишь, это функциональная разбивка по принципу: важно-не срочно, важно-срочно, срочно-не важно, не важно-не срочно.
Выпишите 1 глобальную задачу, добавьте к ней ниже 3 усредненных дела с не пиковой важностью и аж 5 мелких задач, что без боли в сердце, в случае наложения других факторов, вы сможете перенести на следующий день.
Обязательным условием выступает планирование с вечера, дабы с утра досконально и четко осознавать план сегодняшнего дня. Если ваши будни насыщенны многозадачностью, то я предложу вам оставить место для пары-тройки не запланированных дел, что могут свалиться с космоса.
Такой подход позволяет списку быть гибким и мобильным. Главной особенностью такого метода многие опрошенные люди считают отсутствие поточного выставления приоритетов, что может свести с ума! Ведь успеть выполнить нужно все и сейчас!
Бумажный помощник
Если все-таки вы приверженец ведения бумажного списка, то этот совет придется вам по душе. Какова основная проблема бумажных ежедневников, с которыми сталкивались многие люди? Правильно - это вычеркивание выполненного дела без возможности внести правки или использовать информацию для последующего использования. Например, внесения номера телефона или личных наблюдений.
Из-за этого приходится создавать заново задачу и снова ее вписывать, если в появились нюансы. Я предлагаю вам ознакомиться с методом под названием Bullet Journal, а автором этой идеи выступает никто иной, как Р. Кэрролл. Именно ему удалось придумать универсальную систему записей. Как она работает?
Главное - пронумеровать все страницы своего ежедневника. Для первой страницы выделите почетную миссию в виде оглавления, именно оно в дальнейшем поможет быстрее находить информацию.
После создайте календарь в виде списков с днями недели и числами. Напротив них разместите дела, что точно намечены и вряд ли перенесутся. На следующей страничке пропишите to-do-лист на последующий месяц.
Стоит заметить, что при таком подходе вам непременно понадобится использование сносок, примечаний и других сигналов оповещения. В дальнейшем это поможет мгновенно считывать данные. По такому принципу вам удастся спланировать свой день, но обязательным условием выступает- надобность помнить о внесения номера страницы на заглавную страницу.
Простота подход «здесь и сейчас»
Л. Бабаута придумал универсальную систему под названием GTD, помогающую повысить продуктивность. Этот метод составления списка рассчитан на включенность в настоящий момент, простоту и концентрацию . Как будет выглядеть to-do-лист в таком случае?
- Составляются только тематические списки. То бишь, в страницу с «Домашними делами» вносятся те, что касаются только дома. Аналогичный подход применим и к работе.
- Требуется систематическое обновление данных. Вам нужно постоянно носить с собой блокнот или гаджет, чтобы молниеносно вписать свалившуюся задачу или глобальную идею.
- Актуальность вопроса подразумевает то, что вносить в список вам нужно только те обязательства, что реально являются важными.
СТОП-лист!
Предложу вам ознакомиться с путем от обратного. На первый взгляд это покажется глупостью или абсурдом, то техника стоп-to-do-лист рекомендует себя, как достаточно преуспевшая.
Ее сутью выступает перечень не тех задач, что вы хотите реализовать, а именно тех, что вам «наболели»! Допустим, личность мечтает избавиться от курения или патологической зависимости от компьютерных игр. В таком случае, стоп-лист придется кстати!
Обязательным условием выступает прописывание хронометража и подведение итогов (в канун Нового года, недели, дня). Так, например, устанавливая себе в лист временной отрезок в 30 минут игры на компьютере, вы постепенно должны снижать его уровень увлеченности к нолю минут.
На этом точка!
Подписывайтесь на обновление блога, предлагайте свои идеи по наведению порядка в жизни и делах!
До встреч на блоге, пока-пока!
