Главное, что в современном мире есть возможность взять эти деньги практически беспрепятственно взаймы, впоследствии, выплачивая сумму в рамках определенного времени с некоторыми процентами. Мало граждан в нашей стране до сегодняшнего дня никогда не пользовались кредитами.

На самом деле, кредиты берут достаточно часто, и в основном у граждан не возникает проблем с их выплатой, чего не скажешь о получении кредита.

Для того чтобы поучить определенную сумму на длительный срок, необходимо предоставить определенный пакет документов. В нем должны содержаться данные о вас как о личности, а также, что, разумеется, важно для банка, о вашей платежеспособности.

Многие документы вы можете показать без проблем, так как они всегда рядом с вами, например паспорт или свидетельство о браке. Но некоторые документы вам предстоит получить и сделать это в некоторых случаях весьма непросто.

Сегодня речь пойдет о копии трудовой книжки в банк, о том, как именно ее получить в соответствии с законом и как ею воспользоваться. Расскажем обо всем в нашей статье.

Общая информация

Как правильно сделать копию трудовой книжки для банка? Получить копию вашей трудовой книжки не составит труда, если вы будете прислушиваться к некоторым нашим советам, а также усвоите ряд правил, которые помогут вам быстрее осуществить задуманное.

Конечно, вопрос о получении ксерокопии зависит от того, где именно находится трудовая. Как правило, местонахождение трудовой можно определить в зависимости, осуществляете ли вы где то трудовую функцию, или же нет.

Так, если вы официально трудоустроены, то трудовая книжка вместе с некоторыми другими документами будет хранится в организации работодателя или же в отделе кадров.

Если вы не работаете, то соответственно, трудовая книжка находится у вас на руках. Таким образом, в зависимости от положения документа, меняются и способы снятия ксерокопии.

О заверение трудовой книжки для других оснований можно прочесть .

В отделе кадров

Отдел кадров организации, это своего рода орган, который отвечает за всю внутреннюю документацию предприятия, нормативное закрепление и урегулирование ряда проблем с оформлением бумаг.

Также функцией отдела кадров организации является ведение и хранение трудовых книжек . При вашем зачислении на должность, на ваше имя создается личное дело, куда затем и поступают ваши документы, начиная с копии паспорта и заканчивая трудовой.

Поэтому, если вам понадобилась соответствующая копия, вам необходимо обратиться к сотруднику отдела кадров.

Как вы знаете, отдел кадров следует за официальным исполнением всех действий в организации, поэтому и вам трудовая книжка может быть выдана только в официальном порядке.

Например, в случае, если вы предоставите документ, который докажет надобность выдачи вам трудовой. Таким документом является лично составленное вами заявление.

Заявление, это документ, который в зависимости от требований организации может быть составлен по определенному образцу или же по собственному усмотрению.

Обязательно, прежде чем составлять документ поинтересуйтесь в отделе кадров, какие требования они предъявляют к таким заявлениям.

Заявление должно писаться на чистом листе формата А4 черной или же синей ручкой, а также может быть отпечатано на компьютере.

Заявление пишется на имя руководителя организации, поэтому в правом верхнем углу вы должны написать наименование организации, а также инициалы работодателя.

После этого вы пишите, от кого поступает данное заявление, то есть свои инициалы и должность.

Теперь, в середине строки ставится слово «заявление» и начинается краткое и лаконичное изложение причины, в соответствии с которой вы нуждаетесь в выдаче ксерокопии трудовой книжки.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книги для банка:

Если вы берете копию для банка, то так и напишите, для каких целей понадобились копии документа . В конце заявления ставьте дату и свою подпись.

Подавая заявление в отдел кадров помните, что рассматривать его могут в течение трех рабочих дней , что означает, что возможно вам не удастся получить желаемый документ сразу.

Заверение трудовой книжки для банка

Как правильно заверить копию трудовой книжки для банка? Образец и фото в статье. Как только заявление будет рассмотрено, вам скажут о результатах. Если вам отказывают в получении документа, то данное решение должно быть мотивировано, например, указана причина, по которой такое действие невозможно и важно, чтобы ситуация соответствовала закону и не ущемляла ваши права.

Если же причины вам отказывать нет, вам разрешат оформление ксерокопии трудовой. Заверяется копия также в отделе кадров, для этого есть надлежащая процедура, которая прописана в пунктах инструкции для кадровиков.

Сначала снимают копии всех страниц трудовой книжки, в том числе титульного листа. Данные листы скрепляют вместе. На каждой странице проставляется печать организации. Обратите внимание, что печать не для пакетов, а общая печать.

Также помимо печати, на каждой странице внизу должна стоять подпись о том, что копия верна. Еще необходимо, что бы лицо, а именно сотрудник отдела кадров, который бы занимался постановкой печати, оставил свои инициалы, а также указал, в какой должности он работает.

Но на этом заверение копии трудовой не заканчивается. На последней странице ставится дата, когда была сделана копия и пишется информация, что сотрудник, получивший на руки копию, и по настоящий момент работает в данной организации в той же должности.

На этом процедура заверения копии завершена.

Как заверить трудовую книжку для банка? Образец (фото):

Данный документ имеет законную силу, которая истекает ровно через один месяц после получения документа на руки. С этой копией гражданину не откажут в банковских услугах.

Стоит помнить о ограниченном сроке действия данного документа. Помните о том, что воспользоваться копией вы должны в течение месяца. В дальнейшем законная сила теряется.

Как оформить копию трудовой книжки для банка?

Как правильно заверить трудовую книжку для банка? Правильное заверение заключается в наличии всех предусмотренных печатей и подписей.

После того, как на руки выдали заверенную копию, тщательно проверьте наличие печатей на каждом из листов ксерокопии. Также рядом с печатью должна стоять запись, что копия верна.

Не забудьте о том, что на каждом листе сотрудник отдел кадров должен оставить свои инициалы.

На самом последнем листе проверяйте записи. Помимо печатей и подписей сотрудника отдела кадров там должны быть и ваши инициалы.

Образец (фото) заверенной копии трудовой книжки для банка:

Сколько действительна копия трудовой книжки для банка?

Как мы уже говорили, срок действия такой ксерокопии составляет месяц, но срок действия копии трудовой книжки для банка можно как продлить, так и уменьшить, в зависимости от ваших предпочтений .

Так, на бланке ксерокопии может быть прописан меньший срок, например сотрудник отдела кадров выставляет дату с какого по какое число документ имеет законную силу.

Если же хочет увеличить, то пишет опять же период с какого по какое действительна ксерокопия а также делает подпись что в случае необходимости может быть выдана новая ксерокопия.

Разумеется, все эти записи делаются на самом последнем листе ксерокопии.

Если трудовая книжка на руках

Если трудовая книжка у вас на руках – это значит, что вы нигде не работаете и тем более, не имеете возможности обратиться в отдел кадров за получением ксерокопии.

Но не отчаивайтесь, выход всегда есть и в первую очередь он заключается в оформлении ксерокопии у нотариуса.

Заверение у нотариуса

Так как трудовая книжка у вас уже на руках – смело идите в нотариальную контору, не забыв прихватить с собой паспорт. В нотариальной конторе вам предложат на специальном бланке составить заявление о том, чтобы заверить ксерокопию. Ознакомившись с заявлением, нотариус решает отказывать вам в просьбе или же наоборот, согласиться.

Если решение принято в вашу пользу – предоставьте нотариусу трудовую. Он сам снимет с нее ксерокопии и поставит печать. Также в ксерокопии он утвердит, что копии верны и поставит подпись и дату.

Помните о том, что ксерокопии трудовой, сделанные у нотариуса действительны такое же время, как и копии, сделанные в отделе кадров.

Таким образом, вы познакомились с двумя законными способами получения заверенных ксерокопий. Предоставляя их в банк не у кого не будет сомнений в том, что вы действительно законопослушный гражданин. Главное – не забывайте о сроках действия ксерокопии.

Новые нормативные требования к созданию официальных документов, в том числе и трудовой, диктуют необходимость изложения доступной для понимания большинства людей информации в открытых источниках. Несмотря на то, что кто-то приступает к зарабатыванию денег уже с ранних лет, а кто-то начинает свой трудовой путь в зрелом возрасте, все факты трудоустройства отражаются в трудовой книжке, начиная с самого первого официального места работы. Поэтому не должно вызывать проблем получение необходимых сведений о профессиональной деятельности, которые иногда можно подтвердить не иначе, как заверить трудовую книжку.

На протяжении жизни люди не раз испытывают необходимость в подтверждении стажа или иных данных, касающихся характера труда. Потребоваться копия трудовой может как человеку занятому, так и оставшемуся без работы. От этого будет зависеть, к кому обращаться за ксерокопией документа.

Заверение трудовой книжки работающего гражданина является прерогативой работодателя. Как правило, в структуру средних и крупных организаций входит отдел кадров или отдел по труду, сотрудники которого отвечают за все операции с кадровыми документами.

Если фирма небольшая и в штате не предусмотрена единица кадровика, то обязанность по ведению и хранению трудовых книжек и выдаче их заверенных копий по приказу возлагается на:

• главного бухгалтера;
• помощника руководителя.

Не будет ошибкой, если документ будет подписывать непосредственно руководитель организации. Если физическое лицо трудоустроено к индивидуальному предпринимателю, то обычно запись, доказывающую достоверность сведений о трудовой стезе, делает сам предприниматель.

Копия трудовой книжки подготавливается и подлежит предоставлению в течение 3 рабочих дней с момента её затребования. Подтверждать соответствие копии трудовой книжки подлиннику и выдавать её может исключительно ответственное лицо, имеющее доступ к личной информации.

Просить плату за оформление данного документа противозаконно. Это следует иметь в виду и трудящемуся, и должностному лицу. И, что важно, отнюдь не каждый, изъявивший желание, может получить информацию о трудовой деятельности другого человека.

К данным личного характера свободный доступ не может быть открыт, поэтому и официальная бумага, содержащая такие сведения, выдаётся только лицу, которого они касаются и по заявлению. Но есть и исключения. Официальный запрос различных государственных структур является основанием для выдачи, а также наличие у лица доверенности на получение.

Что касается письменного оформления просьбы, то это регламентируется статьёй 62 Трудового кодекса. Однако у ИП, да и во многих более крупных фирмах это требование не выполняется, чтобы не разводить бюрократии. Мотивируют несоблюдение закона тем, что главное, не забыть удовлетворить запрос сотрудника и тем самым не нарушить прав подчинённых.

Одни организации принимают заявления на заверение книжки в произвольной форме, другие же предоставляют специальный бланк для заполнения.

Существенным является указание:

1. Информации об адресате (например, генеральный директор или начальник кадрового подразделения).
2. Сведений о заявителе (ФИО и занимаемую должность).
3. Суть самого запроса.
4. Дата написания.
5. Подпись.

Нередко можно услышать требование озвучить цель предоставления, что само по себе незаконно. Если сотрудник не намерен посвящать всех в подробности получения на руки копии своей трудовой, то отказать в её выдаче не могут.

После того как заявление принято, работнику остаётся ждать отведённый срок на оформление запрашиваемого документа.

Когда речь идёт о безработном гражданине процедура выдачи копии трудовой книги существенно отличается. Нужно подчеркнуть, что оригинал находится у самого человека, и обращаться к бывшему нанимателю за копией трудовой книжки не имеет смысла.

По последнему месту трудоустройства имеют право засвидетельствовать лишь период, когда обратившийся трудился в данной организации, выдав соответствующую справку. В данном случае правом заверения копии документов наделены нотариусы. Они удостоверяют соответствие скопированных листов оригиналу трудовой книжки и делают необходимые записи с целью придания копии законной силы. При этом в нотариальной конторе лишь подтверждают факт идентичности, в обязанность нотариуса не входит проверка достоверности внесённых в трудовую сведений.

Чтобы заверить информацию о стаже работы нотариально, необходимо предоставить в данную контору (любую, на своё усмотрение) паспорт и трудовую книжку, а также все отксерокопированные листы трудовой. Паспорт необходим для сличения данных владельца трудовой книжки и лица, запрашивающего заверение, ведь защиту персональных данных никто не отменял.

Случается, что нотариусы не принимают сделанные собственноручно копии ввиду плохого их качества или неправильного оформления (например, когда копия сделана с двух сторон). Также вообще может быть отказано в заверении указанного документа при имеющихся исправлениях, затёртостях и прочего. Обычно вся процедура занимает немного времени, и гражданин уже в этот день забирает интересующий его документ.

Основное отличие нотариального оформления копии от сделанной работодателем состоит в сроке действия. Так, при получении у нотариуса копия трудовой книжки действует до момента внесения в оригинал документа новых записей. Оформленную по месту работы копию нужно успеть отдать в месячный период, при этом данный срок может быть и меньше, так как банки сами определяют, в течение какого времени будет считаться действительным подобный документ. Ещё одной отличительной особенностью является платный характер нотариальных услуг. Сумма, подлежащая уплате, формируется из госпошлины и цены по прейскуранту.

За время своей профессиональной деятельности кадровый работник много раз заверяет копии документов по персоналу, к коим относится и копия трудовой книжки. Ведь именно в организации на протяжении всего периода работы сотрудников хранятся подлинники их трудовых книжек. Поэтому специалистов всегда интересуют все изменения, касающиеся правил подготовки запрашиваемых копий. И сейчас становится актуальным вопрос, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам, применяемым с 1 июля 2019 г.

Чтобы документ был надлежащим образом оформлен, необходимо следовать установленному стандарту, а именно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно ему все страницы трудовой книжки, начиная с титульного листа и заканчивая страницей с последней записью о работе, копируются с помощью оргтехники на листах формата А4. Причём позволительно размещать по два разворота трудовой книги на одном листе, но не с двух сторон.

Заверение делается двумя способами:

1. Каждый лист отдельно.
2. Весь документ в целом.

В первом случае листы скрепляются подручными средствами (например, канцелярским степлером) и на каждой странице делается завершительная надпись «Верно» или «Копия верна», под ней указывается должность уполномоченного лица, проставляется его подпись с расшифровкой и календарная дата.

Данную отметку необходимо размещать, чтобы она захватывала и часть откопированного документа, и чистый фрагмент листа. При наличии печати (кадровой или гербовой) она должна быть проставлена таким же образом, при этом, не затрагивая подпись заверяющего.

Последний лист, касающийся работы, имеет свои особенности. Именно в его заверении и состоит разница вновь принятого нормативного акта от предыдущего. Как правильно заверять страницу трудовой книжки, на которой есть запись «работает по настоящее время», нужно разобраться с учётом недавно принятых положений.

Обычно такая формулировка используется, когда документ предоставляется во внешние организации, а значит, согласно нововведениям, копия трудовой должна содержать дополнительный атрибут. Но всё по порядку.

Вслед за крайней записью о работе (был то приём или, например, перевод) под следующим порядковым номером прописывается фраза «Продолжает работать по настоящее время», которая удостоверяется ответственным работником и печатью.

Данное словосочетание призвано дополнительно засвидетельствовать факт трудоустройства в настоящий момент, хотя неимение записи об увольнении уже говорит об этом. Следовательно, её отсутствие не является причиной для признания документа недействительным.

В обязательном порядке на последней странице необходимо зафиксировать место хранения оригинала трудовой книжки. В качестве примера можно привести подобную надпись: «Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Ястреб» в личном деле № 7». Раньше такого требования при предоставлении копии в сторонние организации не было. К хранению документов строгой отчётности, к которым относится трудовая книжка, предъявляются серьёзные требования. Книжки должны быть размещены в сейфах и быть в ведении ответственных за то людей.

Заверение многостраничной копии осуществляется по тому же принципу, то есть проставляются аналогичные отметки. Различие состоит лишь в способе скрепления путём сшивания листов по краю, необходимости их нумерации и заверения всего одного листа (завершающего с текстом или просто отдельного) с обратной стороны, где помимо упомянутых элементов заверительной отметки и места хранения первого экземпляра документа должна присутствовать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов».

Копии объёмных документов делаются часто и не только кадрами, но и другими отделами, например, бухгалтерией. Это обуславливает использование специального штампа, который заказывается именно с целью облегчения подготовки таких документов по требованию.

Причин, по которым устроенному гражданину необходимо оформлять копию документа о работе, великое множество. Ниже приведены некоторые из них:

1. Запрос на выдачу копии трудовой может поступить от будущего пенсионера, собирающего документы в Пенсионный фонд для назначения пенсии, например, по льготному стажу.
2. Получить социальные выплаты и льготы, такие как детское пособие на ребёнка и субсидия на коммунальные услуги, реально при направлении данного документа в органы социальной защиты населения.
3. Чтобы стать мамой или папой малыша, от которого отказались биологические родители, нужно опять же предъявить копию своей трудовой книжки, но уже в органы опеки.

Данные примеры имеют в своей основе возможность реализации социальных прав, но этим не ограничивается круг запросов граждан.

Экономическая направленность требований на выдачу ксерокопии книжки о трудовом пути также распространена. Ведь сейчас практически ни одна семья не обходится без привлечения заёмных средств. И для того, чтобы одобрили необходимую сумму, потенциальный заёмщик должен подтвердить свою жизненную стабильность и возможность своевременного внесения платежей по кредиту. Отсутствие официального заработка может свести к нулю шанс на получение займа.

Среди официальных органов, которые также принимают заверенные копии трудовых книжек, можно выделить миграционную службу. Для оформления заграничного паспорта служащие продолжают требовать от граждан рассматриваемый документ, несмотря на отсутствие на то необходимости и законных оснований. Может понадобиться она и в суд при рассмотрении трудовых споров и другим адресатам.

При поиске нового места работы зачастую у нового работодателя вызывает интерес прежний трудовой стаж соискателя. Демонстрация копии трудовой в этом случае будет весьма уместна. Конечно, непосредственный начальник будет изучать занимаемые кандидатом должности, периоды занятости, частоту смены мест работы, основания увольнений и прочие моменты.

Однако жизненный опыт показывает, что не всегда требуется предоставление копии самой трудовой книжки. Ведь для многих понятия копия трудовой, выписка из трудовой книжки и её дубликат равнозначны. В связи с этим отделу кадров приходится выяснять, что же от них требуется на самом деле.

Иногда запросы бывают абсурдными, когда при наличии подлинника трудовой книжки начинают просить её дубликат. А данный документ может быть выдан только при уничтожении или утере оригинала трудовой. В другой раз из-за отсутствия соответствующих знаний в терминологии специалист вынужден тратить значительное время на подготовку копии всего документа, когда можно было обойтись лишь отдельными листами (выпиской из трудовой).

Если раньше внедрение электронных трудовых книжек казалось событием далёким, то сейчас перспектива скорого перехода на виртуальное ведение основных кадровых документов более чем реальна.

Сегодня идёт работа над соответствующим законопроектом. Уже осторожно озвучивается возможное время перехода на виртуальные трудовые – 2020 год, при этом акцентируют внимание общественности на постепенном вхождении цифрового документа. Ясно одно – процесс неизбежен. Однако ещё предстоит много сделать и в законодательном плане, и в техническом вопросе.

К преимуществам ведения трудовых книжек в электронном виде можно отнести:

• защиту личных данных;
• высокую скорость получения сведений;
• отсутствие необходимости подачи информации о трудовой деятельности для получения государственных услуг.

Главной причиной смены бумажного носителя трудовых данных на электронный называют неэффективность традиционного способа фиксации сведений о труде, характеризующуюся сложностью восстановления такого документа при его потере, и, как следствие, лишением граждан полагающихся им выплат.

Обобщая изложенное, можно сказать, что копия трудовой книжки - это распространённый вид кадрового документа, назначение которого многогранно. Он имеет неоспоримую социальную значимость, поскольку является основой приобретения гражданином определённых льгот и получения желаемых услуг. Поэтому так важно иметь достаточные и необходимые знания для качественного ведения кадрового делопроизводства.

Ошибаются все, и при формировании копий кадровых документов ошибки тоже не исключены. А последствия неправильного заверения плачевны: рабочему или служащему приходится повторно собирать кипы документов на выплаты или услуги, поскольку пока переделывается копия книжки, срок действия остальных документов истекает.

Бывает, что необходимый документ надлежаще и вовремя подготовлен, однако не был предъявлен в установленный срок в соответствующее учреждение. Тогда представитель кадровой службы, несмотря на своевременность подготовки запроса, обязан повторно совершать те же действия по заверению. Радует, когда люди приносят устаревшие варианты копий. Это экономит время на копирование трудовой книжки и остаётся всего-навсего продублировать заверительную отметку с проставлением новой даты.

Трудовая книжка - это документ, в котором фиксируется история трудовой деятельности человека. Её относят к числу обязательных документов при приёме на работу, если сотрудник ранее уже имел официальный трудовой опыт. Бывают случаи, когда работодатель должен сделать копию трудовой книжки сотрудника, который работает у него в настоящее время. Такую копию нужно обязательно заверять. Как правильно её заверить и на какие образцы ориентироваться?

Зачем нужна копия трудовой книжки

Сведения о работе могут понадобиться для предъявления в различные организации. Банки требуют трудовую книжку для подтверждения занятости при выдаче кредита, социальные службы - для постановки на учёт и назначения пособий, в суде она может понадобиться в качестве подтверждения факта работы в какой-либо организации. Раньше трудовая книжка требовалась и для получения загранпаспорта, теперь достаточно выписать сведения из неё в специальную анкету, а вот для оформления визы принести документ все же придётся. При этом оригинал должен храниться у работодателя, а для предоставления в различные организации будет достаточно заверенной копии. Кроме того, пригодится при утере её оригинала для восстановления прежних записей.

Как правильно скопировать документ

По закону трудовая книжка хранится у работодателя, обратиться с заявлением о выдаче заверенной копии необходимо в отдел кадров. Согласно 62 статье трудового кодекса на выполнение этого обязательства организациям даётся 3 дня. При снятии копии нужно соблюдать определённые правила:

Подробная инструкция о том, как восстановить ИНН:

1. Копию можно снимать только с оригинала трудовой книжки на копировальном аппарате.
2. Копию каждого разворота желательно размещать на отдельном листе формата А4.
3. Вначале копируется титульный лист с данными работника, затем остальные листы в точной последовательности. При наличии вкладыша необходимо скопировать и его. С пустых листов снимать копии не нужно.
4. В завершение копируют лист с местом работы на данный момент. Если запись сделана в последней строке разворота, необходимо снять копию и со следующего пустого разворота.

Иногда требуется оформить выписку из трудовой книжки. При этом копируют страницы только за определённый период, указанный работником в заявлении.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: инструкция и образец

Юридическую силу будет иметь только копия, заверенная с соблюдением всех правил.

Кто имеет право заверять документ (в том числе трудовую книжку генерального директора)

Заверяет копию сотрудник кадровой службы, а при её отсутствии - человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, например, главный бухгалтер. В штате небольших организаций часто нет ни кадровика, ни бухгалтера, а их обязанности выполняет генеральный директор. В таком случае он имеет право самостоятельно заверять копии своей трудовой книжки.

Правила заверения ТК сотрудника, который работает по настоящее время

Снизу каждой страницы копии проставляется запись «копия верна», а также прописываются фамилия, инициалы, должность ответственного лица, его подпись и дата заверки, ставится печать организации. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров И. А. Иванова. 05.06.2016. Подпись».

Как заверить последнюю страницу

Последняя страница, кроме перечисленного, должна содержать фразу «работает по настоящее время».

Надпись и печать нужно располагать на половине копии разворота, вторая половина должна находиться на чистой части листа.

Скопированные страницы нумеруются и скрепляются. В месте сшивки приклеивается небольшой листок бумаги, где отмечается общее количество листов и ставится запись «всего прошнуровано и пронумеровано».

Сколько времени действует копия

Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом не установлен. Он определяется учреждениями, затребовавшими такую копию, и обычно составляет не более одного месяца. После внесения изменений в трудовую книжку ранее полученная копия становится недействительной.

Получение заверенной копии трудовой книжки является законным правом работника. Необходимо помнить о том, что невыдача такой копии в установленный срок может обернуться для организации серьёзным штрафом. Неверно оформленная и заверенная копия может привести к отказу в кредите или другим неприятным последствиям.

Как правильно сделать копию трудовой книжки?

На практике бывают случаи, когда для подтверждения факта трудовой деятельности или стажа некоторые субъекты (к примеру, кредитная организация или потенциальный работодатель) могут запросить у физического лица копию трудовой книжки. Законодательством порядок изготовления и представления такой копии напрямую не урегулирован, но некоторые аспекты того, как правильно сделать копию трудовой книжки, все же нуждаются в дополнительном разъяснении. Рассмотрим их подробно.

Как оформить копию трудовой книжки?

Гласит, что трудовая книжка - это документ, который содержит сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудника.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• в Правилах , закрепленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
• в Инструкции , закрепленной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

Трудовая книжка ведется работодателем и находится у него на хранении. Следовательно, доступ к этому документу работник имеет только в случае увольнения, так как в этом случае трудовая книжка выдается ему на руки. При очередном трудоустройстве работодатель также заберет трудовую книжку у принятого на работу сотрудника. Такой порядок установлен положениями статей 65 , , 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Следовательно, сделать копию или выписку из трудовой книжки работник (за исключением случаев, когда он не осуществляет трудовую деятельность, вследствие чего трудовая книжка находится у него на руках) может, только обратившись к своему работодателю (или к представителю нанимателя, если вопрос касается государственной или муниципальной службы).

На основании статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации и пункта 7 Правил работодатель обязан предоставить работнику по его требованию копию или выписку из трудовой книжки. Вопрос же о том, как правильно оформить копию трудовой книжки, а также образец такого оформления напрямую законодательством не урегулированы. Однако полагаем, что в ситуации, когда у лица просят предоставить копию трудовой книжки, имеется в виду копия, сделанная при помощи копировальной техники (другими словами, ксерокопирования), с проставлением подтверждающей идентичность оригиналу подписи.

Работодатель на основании статьи 62 Трудового кодекса обязан предоставить работнику копии любых документов, связанных с работой, следовательно, не является исключением и копия трудовой книжки.

Как правильно сделать и заверить копию трудовой книжки?

Для предоставления такой копии работник обращается к работодателю с соответствующим заявлением. Работодатель же, в свою очередь, обязан изготовить и предоставить копию не позднее трех рабочих дней.

Как правило, такая копия изготавливается кадровым структурным подразделением (при наличии).

Согласно пунктам 1 и 5 Порядка выдачи копий документов, касающихся прав граждан, утвержденного 04 августа 1983 года (данный правовой акт принят еще в СССР, но действует и на сегодняшний день), копия подтверждается подписью руководителя (либо иного полномочного лица) и закрепляется печатью. На копии следует указать дату ее изготовления и отразить тот факт, что оригинал документа хранится в организации.

Отвечая на вопрос, как делается копия трудовой книжки, обязательно следует учитывать положения специального государственного стандарта.

В соответствии с пунктом 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03 марта 2003 года N 65-ст при подтверждении идентичности копии документа оригиналу ниже реквизита "Подпись" приводится формулировка "Верно".

Кроме этого, на копии должны быть указаны должность подтверждающего копию лица, его личная подпись с расшифровкой Ф.И.О. (напр., Коновалова С.Ю.) и дата подтверждения.

Рассмотрение вопроса, как делать копию трудовой книжки. следует завершить еще одной рекомендацией.

Если копируется много страниц трудовой книжки, может быть целесообразным заверение одного, последнего, листа копии. С этой целью все копии следует прошить по порядку нумерации страниц, а нитку прошивки приклеить к обратной стороне последнего листа при помощи листка маленького размера. На этом листке следует указать количество подтверждаемых страниц копии, проставить подпись подтверждающего должностного лица. Штамп печати следует проставить таким образом, чтобы он отразился как на обратной стороне последнего листа копии, так и на маленьком листке, с помощью которого приклеена нить.

Заверка документов по личному составу входит в обязанности кадровика. Узнайте, как правильно заверять оригинал и ксерокопии трудовой, без каких реквизитов документы недействительны, и что изменилось после перехода на новый ГОСТ.

В статье:

Скачайте полезные документы:

Как правильно заверить трудовую книжку

Если работник трудоустроен, подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров, где хранится в безопасном месте - сейфе или несгораемом шкафу. Титульный лист документа, а также записи, имеющие принципиальное значение, в обязательном порядке заверяются.

Новые правила в 2019 году

Актуальные правила заверения трудовой книжки устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта №2004-ст от 8.12.2016.

Согласно новым требованиям, применяемым с 1 июля 2018 года, на каждой заверенной копии следует указывать, где хранится оригинал трудовой книжки (запись-образец ищите в Системе Кадры).

Читайте в «Системе Кадры» : Как оформить и заверить копию трудовой книжки по новому ГОСТу

Когда заверение трудовой книжки необходимо:

1. При заполнении титульного листа. Оформляя новую трудовую книжку, первым делом заполните титул . Внесите сведения о работнике на основании паспорта, диплома и других предоставленных при трудоустройстве документов. Делать это нужно в присутствии владельца, который должен ознакомиться со всеми внесенными записями под подпись. Затем титульный лист заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.
2. При увольнении работника. После того, как в раздел «Сведения о работе» внесены данные о прекращении трудового договора, отступите одну строку вниз и в графе 3 укажите должность лица, оформившего запись, а также поставьте подпись с расшифровкой и печать организации.
3. При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника . Сначала внесите исправления в титульный лист. Зачеркните прежнюю запись, а новую сделайте сбоку в той же строке, если есть место, или выше. Затем на внутренней стороне обложки кратко опишите внесенные изменения, укажите реквизиты документа-основания и заверьте запись печатью организации и подписью с расшифровкой. Как выглядит образец заверения трудовой книжки после того, как сотрудница сменила фамилию, вы узнаете в статье .

Отсутствие на титульном листе обязательных реквизитов, неразборчивое заполнение или подпись, плохо поддающаяся расшифровке - ошибки, которые кадровик ни в коем случае не должен допускать. Подписывая титул, на всякий случай подстрахуйтесь и вместо личной подписи разборчивым почерком впишите свою фамилию. Узнайте, какие еще журнала «Кадровое дело» помогут правильно оформить трудовую книжку новому сотруднику.

Для чего нужна копия трудовой книжки, заверенная работодателем

Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя вплоть до увольнения ее владельца и выдается на руки только в одном случае - для предъявления в Пенсионный фонд. В любой другой ситуации работнику выдается заверенная копия трудовой книжки.

Обычно оформление документов, имеющих отношение к личному составу организации, поручается кадровику, который должен знать, как правильно заверить копию трудовой книжки.

Копия трудовой книжки может понадобиться для:

• оформления банковского кредита или ипотеки;
• подачи в консульство или посольство при оформлении визы;
• восстановления оригинала трудовой книжки, если он утерян или украден.

Копия документа, предназначенная для обращения в официальные инстанции, должна воспроизводить всю значимую информацию, содержащуюся в подлиннике, а также его реквизиты и внешние признаки. Просто скопировать страницы с помощью ксерокса недостаточно, их необходимо еще и заверить - только заверенная по всем правилам копия имеет юридическую силу. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как заверить копию трудовой книжки, выписку из приказа или отчета, справку с места работы и другие документы по просьбе сотрудника .

Заявление сотрудника на выдачу заверенной копии трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец

Получив от работника письменное заявление, работодатель обязан в трехдневный срок подготовить и выдать затребованную копию (ст. 62 ТК РФ). Плата за оформление не взимается, отказ не допускается. Даже если сотрудник накануне уже оформлял такую же копию, заявку следует удовлетворить, какой бы ни была причина повторного обращения.

Кроме того, копии документов на одного или нескольких сотрудников могут запрашивать и надзорные органы. Например, отдел полиции, прокуратура, суд или налоговая служба. Если в организацию поступает официальный письменный запрос из государственной инстанции, имеющей право запрашивать сведения о работниках, работодатель обязан пойти навстречу, даже если речь идет о персональных данных.

Срок, в течение которого следует оформить и предоставить копии трудовых книжек, обычно указывается в тексте запроса. Но если конкретных указаний нет, уточняйте срок в телефонном режиме или ориентируйтесь на требования нормативных актов, регулирующих работу конкретного ведомства. Например, копии документов по требованию полиции следует предоставить в течение одного месяца со дня получения запроса (ст. 13 Федерального закона №3-ФЗ от 7.02.2011).

Исключение: работа по договору ГПХ

Исключение - исполнители, работающие на основании гражданско-правового договора. Действие статьи 62 ТК РФ, как и других положений трудового законодательства, на данный вид отношений не распространяется. Поэтому заказчик не обязан оформлять для исполнителя какие-либо справки и копии за исключением двухсторонних документов (самого договора ГПХ, актов о приеме выполненных работ или оказанных услуг) и справок по форме 2-НДФЛ, которые организация выдает в качестве налогового агента (ст. 230 НК РФ).

Подробнее о нюансах гражданско-правовых отношений с работниками и хитростях, позволяющих оформить договор ГПХ без штрафов и риска переквалификации, .

Как заверить копию трудовой книжки (образец дан ниже):

Шаг 1. Сделайте копии. Копируйте все развороты документа, на которых есть записи, в том числе - титульный лист. Если в трудовую книжку вшит вкладыш хотя бы с одной записью, его тоже скопируйте.

Шаг 2. Проставьте заверительные надписи. Разборчиво на каждой скопированной странице. Заверьте каждую надпись печатью организации и подписью кадровика или иного должностного лица, ответственного за кадровое делопроизводство. Обязательно укажите полное наименование его должности и дату заверки в формате «дд.мм.гггг».

Внимание! Если работодатель не использует печать, выдайте сотруднику справку-подтверждение со ссылкой на норму, наделяющую юридическое лицо правом, но не обязанностью иметь собственную печать - статьи 2 и 6 закона №82-ФЗ от 6.04.2015).

Шаг 3. Напишите, где хранится подлинник. Если трудовые книжки включены в номенклатуру как одно дело, укажите его номер, год формирования и название организации-работодателя.

Альтернативный способ

Когда копия содержит большое количество страниц, можно применить альтернативный способ заверки.

На лицевой стороне первого или на оборотной стороне последнего листа разборчиво напишите «Копия» , а затем все страницы прошейте прочной ниткой и пронумеруйте. Концы нитки выведите на оборот последнего листа в блоке, опломбируйте и рядом сделайте запись «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов » (укажите точное количество).

Запись заверяется подписью должностного лица, уполномоченного заверять копии, с текущей датой, расшифровкой и указанием должности. Здесь же ставится печать организации, причем таким образом, чтобы часть оттиска захватывала пломбу. Именно такой порядок предложен Минфином России в разъяснительном письме №03-02-Р3/39142 от 7.08.2014. Если все сделать верно, у надзорных органов не будет претензий к оформлению.

Как оптимизировать работу

Если регулярно приходится заверять десятки и сотни копий, возникает естественное желание оптимизировать работу. Закон не запрещает пользоваться готовыми заверочными штампами, на которые уже нанесены все необходимые надписи и реквизиты.

Благодаря такому штампу заверение копии трудовой книжки не отнимет много времени: кадровику остается лишь вписать текущую дату, название компании и реквизиты дела, в котором хранится подлинник документа, а затем поставить подпись и печать.

Эксперт журнала «Кадровое дело» :

Заверять записи в трудовых книжках, а также время от времени делать копии документа для банков, посольств и других инстанций по запросу сотрудника приходится каждому кадровику.

Чтобы ксерокопия трудовой книжки считалась действительной, соблюдайте требования нового ГОСТа, вступившие в силу с 1 июля 2018 года, и не забывайте ставить печать, если работодатель ее использует.